公文管理中的错误【暗狗写作】

公文管理中的错误

公文管理，是指单位内部以安全保密和充分发挥公文效用为目的，在公文运转各个环节中开展的规划、组织、控制、监督、整理、保管等职能活动。它包括管理机构、管理人员、管理制度等一整套完整的管理体制。
公文管理主要是对单位而言，它贯穿于公文处理工作的全过程，是公文写作的外部环境，是保障公文写作工作正常开展的重要基础。
一方面，单位要设立专门的公文管理机构，配置保密、机要、文印、审核、校对、档案等工作人员，制定一系列相应的工作流程和工作制度，加强公文的规范化管理。
另一方面，公文写作过程中的具体承担人员，要严格执行工作程序和规章制度，按照规范化的要求开展公文写作工作。各单位对公文的管理，要按照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》中的相关规定执行。
1.内部管理混乱
案例
某单位，日常对外发文，主要由各承办处室根据各自业务工作自己拟写文稿、送分管领导签批，重要文稿送主要领导签批，自行打印出正式文稿后，送单位办公室统一登记盖章，然后由各处室自己送至相关受文单位。
该单位在收到外来文件时，将上级单位、平级单位发来的“会议类”、“活动类”以及一些涉及面单一的文件交由办公室甲同志登记处理，将上级单位、平级单位发来的其他类型的文件交由办公室乙同志登记处理，将直属单位上报的文件交对口处室登记处理。
在对外来文件的办理过程中，有的文件由办公室甲同志填写“文件处理单”，提出拟办意见，交办公室主任签字；有的文件直接由办公室主任提出拟办意见。办公室将提出拟办意见的文件送分管领导、主要领导签字，在主要领导签批了明确办理意见后，具体承办处室又在领导签批的意见下面层层签写相关办理意见，处长签给副处长、副处长签给科长、科长签给科员。
问题分析
案例反映的是单位内部对公文管理不规范的问题。主要问题有三个方面：
（1）该单位没有专门的公文处理机构，没有专门的公文印制机构，公文由各处室自己打印。
（2）该单位没有规范的公文管理制度。发文办理和收文办理的程序环节不完整、顺序不对。发文处理过程中，没有履行复核、登记、校对、核发等程序。
（3）该单位在公文管理中违背基本的工作原则。
一是违背了统一归口的原则，由多人分头负责外来文件的处理；二是违背了以主要领导签批意见为准的原则，在主要领导签批意见后，具体落实人员又层层签意见。
正确做法
（1）在发文处理中，各处室起草完文稿后，经处室负责人及机关领导签字，应送专门部门复核（一般是办公室负责复核），复核后到专门部门登记编号（一般是办公室负责登记编号），登记后送统一的机构印制（单位内部要设立文印室负责统一印制公文），正式印制前要打印清样由专人进行校对，校对无误后按规定份数印制，印制完成后送专门部门盖章（一般是办公室负责盖章），盖章后的正式公文留两份和有领导签批的原稿一起归档，其余的按规定途径核发。
即整个流程为：起草文稿—处室负责人及机关领导签字—专门部门复核—专门部门登记编号—文印室印制（印制过程中要校对，可由起草者自己校对，也可以由办公室专人校对）—办公室盖章—归档、核发。
（2）在收文处理中，所有的外来文件一般统一交由一位同志负责签收、登记、初审、承办、传阅、催办，需要答复的公文由相关人员负责起草，按照发文处理的流程办理。有条件的单位，可以将签收、登记、初审指定一人负责，将承办、传阅、催办指定另一人负责，由两人配合完成整个收文办理流程。
即整个流程为：签收（主要是与送文方进行交接，以示收到）—登记（主要登记来文单位、标题、文号、密级、紧急程度、成文日期、收文日期等）—初审（主要是对公文内容、格式进行审核，决定是否接受办理）—承办（主要是对阅知性公文提出合理的分送范围，对批办性公文提出合理的拟办意见）—传阅（主要是根据特定的顺序将公文送传阅对象阅批）—催办（主要是对公文的办理进展情况进行督促）。
（3）在主要领导签批意见以后，其他人员不要再在上面签写意见，具体承办处室只需要按照领导的意见去落实就行了。
在公文管理的整个流程中要尽量把握三个原则：
一是统一实施。要设置专门的部门，指定专门的人员，统一负责相关工作。二是一办到底。在发文办理中，起草文稿的人员要负责整个流程中文稿的传递，一般情况下不要中途转交给其他人。在收文办理中，签收、登记、初审、承办、传阅、催办一般也由一人一办到底，便于全面掌握公文的去向和进度。三是明确责任。谁起草谁负责，谁审核谁负责，谁签字谁负责。
2.不按规定办理
案例
小王在某县级单位工作，春节即将来临，科室领导让他就做好春节期间的有关工作，向所辖单位下发一个通知。小王接到任务后，迅速起草了一份《关于做好春节期间有关工作的通知》，并依次呈送相关领导签批。由于通知内容不长，用纸不多，小王就直接在自己电脑上打印出来，然后到办公室盖了章。他当时手头的事情比较多，就把做好的文件交给了单位的保安，让保安帮忙到附近的邮局寄发。
问题分析
案例反映的是，单位在公文处理方面有制度、有规定，但工作人员没有履行。一是没有到文印室统一印制公文；二是将印制好的公文交由非工作人员发送。
正确做法
按照“依法治国”的方针，单位要依法行政，工作人员要依法、依规办事。平时的工作中会遇到各种情况，但不管是简单，还是复杂，不管是轻松，还是忙碌，都应该遵守规章制度。在遵守规章制度的前提下，创新工作方法，提高工作效率。
在此案例中，小王应该到单位文印室印制公文，并通过单位规定途径发送公文。如自己到邮局寄送、自己直接将公文送到受文单位、委托单位机要员发送、通过政府公文交换站发送，等等。
3.随意扩大传达范围
案例
某市政府收到省政府关于抓好当前一段时期内安全工作的通知，该通知明确注明“此件发至地市级”。市政府为了便于传达贯彻通知精神，直接将通知复印转发到市直单位和县市区政府。
问题分析
公文的印发传达范围，应当按照发文机关的要求执行，需要变更的，应当经发文机关批准。
案例中，市政府没有向省政府请示，私自扩大公文的传达范围，这种做法是违规的。
正确做法
（1）市政府如果要将文件原文复印转发，则必须向省政府请示，省政府批示同意后，方能实施。
（2）市政府可以重新拟文，按照省政府文件精神，站在市政府的角度，对市直单位和县市区政府提出贯彻省政府文件精神的具体意见和要求。
4.随意确定秘密等级
案例
（1）某单位印制本系统“通讯录”，在“通讯录”的封面上标注“秘密”字样。
（2）某单位组织召开年度总结大会，会议工作组将领导讲话、典型单位发言、下一年度工作要点、表彰通报等会议材料汇编成册，并在封面注明“秘密”字样。
问题分析
根据相关法律法规，凡不能公开发表的涉及党与国家秘密的文件、档案、电报、图表、资料、图书、刊物、照片、移动存储介质、拟制文件过程中形成的草稿和清样、复印废页、印刷余份等，都属秘密文件的管理范围。秘密文件根据秘密程度的高低划为绝密、机密、秘密三个等级。
案例（1）中的本系统“通讯录”是日常工作中的联系方式，案例（2）中的领导讲话、典型单位发言、下一年度工作要点、表彰通报等，属于业务工作层面的材料，如果该单位不是负责国家安全保密工作的特殊单位，那么这些材料就不是“秘密”。将不是秘密的材料定为“秘密”的做法是错误的。
正确做法
如果该单位是负责国家安全保密工作的特殊单位，根据材料内容可以将其定为“秘密”。如果是一般单位，则不要在上面标注“秘密”字样，如果这些材料确实不能对外公布，可作为“内部材料”，不划密级，但注意保存，不经主管部门许可，不对外泄露。
5.不按规定管理秘密文件
案例
某单位召开工作会议，将一份标注“秘密”的文件作为会议材料放在文件袋里发给参会人员。小王参加完会议后，将会议材料放在自己办公室保存。
问题分析
案例反映了两个问题，一是该单位将“秘密”文件直接放在文件袋里发给参会人员的做法是错误的；二是小王将从会议上带回的“秘密”文件自行保管的做法是错误的。
正确做法
（1）该单位应该将“秘密”文件当面发给参会人员，并让他们签字登记，特别重要的文件会议结束后要回收。
（2）小王作为参会人员，应该将参加会议带回的“秘密”文件，及时交给单位文件管理人员，个人不得保存。
6.拟定为密级的公文在正式印发前公开
案例
小王在某单位从事文字工作，经常参与高级领导讲话稿的起草。一次，单位组织召开全局性会议，小王参与了领导会议讲话稿的起草工作，按照惯例领导的讲话内容会在会后以正式公文印发，并且会确定为“秘密”级。会议结束后，小王在另外一个单位工作的同学找到他，说他们单位领导想在第一时间传达上级领导讲话精神，让小王帮忙把领导的讲话稿提前给他。出于情面，小王把尚未正式印发的领导讲话稿的电子版拷贝了一份给他的同学。
问题分析
公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。
既然小王清楚地知道，此次会议领导的讲话内容会被确定为“秘密”级，那么他就应该按照“秘密”级公文的保密措施进行保管，不能私自转交给他人。
正确做法
小王应该坚持原则，按照“秘密”级公文的保密措施管理手中领导讲话稿的电子文档，向同学做好解释说明工作。
相关链接
党和国家的秘密，大部分包含在各种文件中，保证秘密文件的安全，是保守党和国家秘密的重要内容。
由于管理不善而造成的泄密事件时有发生，分析这些事件发生的原因，有的是工作人员保密意识差，认识不到位；有的是制度不健全，管理不到位；有的是知识跟不上，学习不到位；有的是工作不落实，监管不到位。
《中华人民共和国保密法》对涉密文件的制作、收发、传递、使用、复制、保存和销毁等各个环节的管理，都有相关的规定。从事公文管理的工作人员更应该加强学习，从自身做起，保守党和国家秘密，保证不泄密。
7.随意销毁公文
案例
某单位从旧办公楼搬迁到新办公楼，在搬迁过程中，留下了大量的“废旧”文件、报纸、刊物和在日常工作中产生的有文字的废纸。为了简单了事，工作人员将这些没有用的纸质物品集中起来，在旧办公楼门口进行了焚烧。
问题分析
不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。
但是，该单位没有向有关部门请示，私自销毁公文的做法是错误的。
正确做法
该单位应该对这些“废旧”的文件进行检查，把有归档和保存价值的文件收集起来，整理归档；将没有归档和保存价值的文件集中起来，送机要保密部门统一销毁，或者向机要保密部门请示，获得批准后自行销毁。
8.私自保存公文
案例
根据组织部门安排，小王被派到上级部门挂职。挂职期满后，小王将平时手里保存的文件挑选了一部分，带回了原单位，方便今后工作使用。
问题分析
（1）在日常工作中，公文处理完成以后，要及时归档。小王把处理完的公文放在自己手里保存的做法是错误的。
（2）工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。小王没有主动移交，而是将部分公文带走，这种做法是错误的。
正确做法
小王在挂职期间的工作中，公文处理完成以后，要及时将公文交单位档案室归档；在挂职期满返回原单位时，要主动对手里的公文进行清理，已经处理完成的公文要归档，尚在处理之中的公文要移交给接手的同志。
对不涉密的、符合小王所在单位传达范围的公文，小王可以复印并在挂职单位档案室登记，将复印件带回原单位供工作使用。
9.私自拷贝公文
案例
小王大学毕业刚到机关，工作十分积极主动，为了尽快提高公文写作水平，他私下找到单位文印室的文印员，从文印员的电脑里，把最近几年来单位印发的各种公文一股脑地拷贝了一份，全部放在自己的办公电脑里面，方便在日常工作中学习借鉴。一天，机要保密部门来单位检查，通过专门的查找软件，从小王的办公电脑里面查出了一份标有“秘密”字样的公文。为此，整个单位受到了处罚，并被要求进行整改。
问题分析
（1）文印室是单位集中统一印制公文的地方，文印员应该承担相应的管理责任，不能私自将保存的公文电子版拷贝给其他人。
（2）不管是纸质公文还是电子公文，都应当集中统一管理，小王不是管理人员，不能私自拷贝并保存电子公文。
（3）对于涉密的电子公文，更应该按照相应的保密规定进行管理。
正确做法
“文印室”是一个单位机要保密的要害部门，是机要保密工作的重中之重，要严格按照相关规定进行管理。
小王想学习借鉴以往公文的写作方法，可以从其他渠道收集资料，如：从单位门户网站上下载，从单位档案室查阅、借用，等等，但不能从单位文印室的专用电脑上拷贝。
10.缺乏档案意识
案例
某单位，一年到头，工作抓得非常紧，干部职工经常加班加点，工作有声有色，成绩亮点纷呈，上级领导也多次表示非常满意。但是，到年底相关单位来进行年度目标责任考核的时候，对照考核内容和标准，该单位有很多工作却交不上“账”来，考核小组无法对这些工作进行量化打分，最终，该单位没有被评上“年度目标责任考核优秀单位”。
问题分析
按照《档案法》规定，文件材料的整理归档，是党政机关工作的重要内容。各党政机关应该有一套规范完整的工作制度，并且按照相关要求配备专门的机构、场所和人员，将档案工作作为一项重要的日常工作进行对待。案例中出现的问题，就是档案工作没有抓好、工作人员缺乏档案意识造成的。
正确做法
单位应加强档案管理，增强档案意识，及时将工作中形成的纸质材料、电子材料等进行分类、整理、归档，以便更好地反映工作，方便今后查阅。
尤其是对纳入年度目标责任考核的工作，更应该将与该项工作有关的所有材料收集整理起来，用档案资料来清楚明了、充分地反映工作完成的“轨迹”。