从长沙一机关漏洞百出的红头文件谈如何做好公文校对【暗狗写作】

从长沙一机关漏洞百出的红头文件谈如何做好公文校对

5月15日上午，一份加了红头的《信息公开申请告知书》在网上被疯传。这份红头文件不仅用句重复，且落款和内容自相矛盾。当天下午，长沙市自然资源规划局发出通报回应，文件属实，并已经启动问责程序。
这份文件的抬头是“长沙市自然资源和规划局”。根据文件内容，今年4月29日，有市民提出申请公开长沙市岳麓区钰龙天下小区整体及各地块历次规划条件修改或变更的详情。
根据文件的回复，该机关并未检索到钰龙天下小区的相关情况，并称“本机关不是您所申请的政府信息公开的主体”，还把这句话写了两遍。
同时，文件里还写到：“建议您向长沙市自然资源和规划局提出信息公开”。然而，文件的落款和印章正是“长沙市自然资源和规划局”。既说自己不是信息公开的主体，又让市民找自己，这就让人摸不着头脑了。不少网友表示，第一次看到这么不负责任的“红头文件”。
出现这种错误，很重要的一方面原因文秘工作人员和相关责任人工作不细致、不认真、责任心不强。因此，要想避免出现类似错误，作为一名文秘工作人员在公文校对中一定要认真认真再认真，仔细仔细再仔细。在校对中，我认为，一般要坚持以下原则。
一是先排后校。要严格按照公文规范格式进行排版，例如公文正文一般用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。排版以后，要分别在电子版和纸质版上进行校对。
二是逢文必校。不能想当然的认为信息简报、会议纪要等文稿字数少、篇幅短、内容简单，产生麻痹大意的思想，认为只要过上一遍就不会出现大的问题，要树立“文经我手必校对”意识。
三是每字必核。文稿的人名、职务、地点、机构名称、时间、数字、引文、重要事实等方面的校对，以免出现事实差错。除此以外，还要对标点符号进行校对，确保不遗漏一个细节。
四是校写分离。起草公文的人，对自己撰写的材料有时往往看不出问题和漏洞，所以要邀请办公室其他人员专门进行校对，从而杜绝低端错误的出现，降低其他错误出现的概率。
五是急文稳校。越是着急的文稿越要注意校对，做到紧而不慌、忙而不乱，扎扎实实做好文字校对，越是急文越是重要，越是重要的文件，出了问题越棘手。
六是发前再校。在发文之前再认真对公文从头到尾通读一遍，进行一次“体检”，确保公文材料万无一失。
那么，如何才能做好公文校对呢？我认为，需要从以下几个方面着手。
一要肯吃苦。校对工作需要咬文嚼字，在外人看来枯燥无味，需要坐得住板凳、耐得住寂寞，要坚持以如履薄冰、如临深渊的心态，抱着“宁可多看一遍，不可漏过一个”的原则，谨慎对待每一件文稿，反复读审、百般琢磨，尽量排除一切可能出现差错的疑点。
二要抓学习。文秘工作人员要根据工作需要，反复研读历届各级领导同志的著作论述和各级文件选编。同时，要结合岗位特点，认真学习《党政机关公文处理工作条例》等规范和相关业务书籍，切实提高自身的业务素养，真正成为校对工作的行家里手。　　
三要善总结。业精于勤荒于嬉，行成于思毁于随。校对工作大量功夫在细节、在经验，如果不注重总结提炼、把握规律，难免顾此失彼。因此，作为一名文秘工作人员，要及时对在平时校对工作中发现的典型差错和不规范问题，从语法、逻辑、格式等方面进行综合分析，形成机关公文稿常见差错和不规范问题汇总，避免以后再犯类似的错误。
四要爱较真。在校对工作中，要坚持原则，严格把关，“唯规不唯情，唯实不唯上”。哪怕再细微的地方不合适，也要毫不犹豫地提出，一旦认定正确就坚持到底。即使是领导已经审定的稿子，也要敢于从专业角度大胆提出修改意见。
总之，公文校对是一项“技术活”，文秘工作人员不仅要练就一身本领，确保公文符合最基本的格式要求，而且要练就一双慧眼，善于发现问题和错误，如此，才能保证公文的准确性和严肃性。